Webex ha anunciado una nueva política de retención de datos. A partir de este mes de marzo, todos los datos de las reuniones (entre ellos, grabaciones, transcripciones y mensajes) dejarán de ser almacenados durante un tiempo ilimitado.
Los clientes empresariales que estaban hasta ahora en la licencia estándar no podían establecer un valor de retención personalizado para los datos ya que la opción predeterminada y única es la retención indefinida.
Desde el pasado 8 de marzo, solo se almacenarán los datos durante 360 días como máximo. Pero ¿qué ocurre si necesitas almacenarlos durante más tiempo por requisitos de cumplimiento?
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¿Qué cambios entrarán en vigor para los clientes de licencia estándar?
Para los datos de mensajería (mensajes, grabaciones, archivos, pizarras, etc.), la retención predeterminada se establecerá en 360 días, con la opción de personalizar la retención prestablecida de 1 día a un máximo de 360 días. Si un usuario elimina contenido, Webex lo conservará hasta el final del período de retención por motivos de cumplimiento.
Para los datos posteriores a la reunión, la retención predeterminada se establecerá en 360 días, con la opción de personalizar el periodo de 7 días a un máximo de 360 días. Las grabaciones de reuniones eliminadas por el anfitrión o el administrador del sitio se moverán a la papelera y se purgarán del sistema en un plazo de 30 días.
¿Por qué entran en vigor estos nuevos requisitos de retención?
El propósito de Webex al crear estos nuevos requisitos es establecer una política de retención que pueda facilitar a las organizaciones el control de la cantidad de información personal que tienen y mantenerla a salvo.
Según Webex, eliminar la información que no es necesaria ayuda a cumplir con la legislación sobre protección de datos personales.
Pero esto no es del todo cierto.
En el contexto actual, las empresas se enfrentan al reto de conocer y cumplir con complejas y exigentes normativas de protección de datos y financieras en función del sector en el que operan o de la ubicación de los clientes con los que hacen negocios, como MiFID II, RGPD, PCIDSS, Dodd-Frank Act o CCPA.
Es importante destacar que estas normativas contemplan el registro de todas aquellas comunicaciones omnicanales que tengan fines comerciales y exigen el registro y la retención de datos durante un periodo de tiempo superior a un año.
¿Qué ocurre si debes mantener tus grabaciones almacenadas durante más tiempo por motivos de cumplimiento?
Las llamadas de Webex han de grabarse y almacenarse por normativa siempre y cuando se use esta plataforma como medio para conectar con clientes, obtener sus datos y consentimientos y prestarles servicios.
Soluciones tecnológicas de grabación de llamadas cloud como Recordia permiten realizar estas grabaciones de Webex, e incluso de cualquier otro canal, de manera segura y responsable, cumpliendo con las normativas internacionales de protección de datos.
Para elegir una solución completa de grabación debes tener en cuenta algunos detalles. Estas soluciones de grabación de llamadas deben poder proporcionar mecanismos para acceder, administrar y almacenar datos de forma segura durante el tiempo que sea necesario por normativa. Además, deben ayudar a garantizar que los datos permanezcan inalterables, auditables y completamente borrables si no hay una razón legal o reglamentaria para procesarlos y preservarlos por más tiempo.
¿Cómo consiguen las soluciones de grabación cloud como Recordia asegurar el cumplimiento de las llamadas en Webex?
- Capturan las grabaciones de llamadas de Webex pero también de múltiples plataformas a la vez.
- Gestionan las grabaciones en un entorno seguro basado en permisos y cumplir con las normas internacionales de protección de datos más exigentes.
- Proporcionan herramientas de valor agregado que permitan el uso de grabaciones para mejorar los sistemas y procesos comerciales existentes.
- Ofrecen escalabilidad en términos de grabación y almacenamiento simultáneos.
Cumplir la normativa a la vez que consigues beneficios adicionales
Contar con un plan de acción y con herramientas que hagan a las empresas cumplir con estas normativas se convierte en un aspecto esencial para la continuidad del negocio.
Actualmente en el mercado existen softwares de grabación de comunicaciones omnicanal de alta tecnología, cuyas condiciones de retención, custodia y recuperación resuelven el desafío que supone el cumplimiento en industrias altamente reguladas y vigiladas, como el sector financiero.
La solución Recordia para Webex
Recordia permite la ingesta de las grabaciones actuales de Webex, tanto de video y audio como solo de audio, y almacenarlas de forma segura durante el periodo que quiera antes de que sean eliminadas.
- Grabación automática y permanente, incluso con posibilidad de grabar dispositivos móviles.
- Interfaz Unificada: Una única plataforma de grabación y almacenaje para Webex, las conversaciones creadas en Cisco UCCX y otros entornos.
- Seguridad: permite indexar todas las interacciones con metadatos accesibles y determinar privilegios personalizados para cada usuario.
- Cumplimiento: se registra de manera segura, durante el tiempo que sea necesario y con la mayor encriptación todas las interacciones. Esto permite el cumplimiento de las normativas internacionales de protección de datos.
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