Es innegable que las empresas se enfrentan al reto de conocer y cumplir con todas las complejas y exigentes regulaciones en función del sector en el que operan o de la ubicación de los clientes con los que hacen negocios.
Pero, en el contexto actual, esta grabación no se centra solo en las llamadas de fijos, sino que contempla otro tipo de dispositivos y plataformas que se han popularizado en los últimos tiempos.
El teletrabajo ya era algo que empezaba a normalizarse en determinados sectores como el TI, sin embargo, no fue hasta la crisis del COVID-19, que se aceleró la adopción del trabajo remoto, ya sea para conectar equipos entre sí, prestar consultoría, servicios a los clientes o incluso proporcionar apoyo.
Tras la pandemia, hubo un aumento del 453% de usuarios activos en MS Teams
Tal era la urgencia de la necesidad de conectar equipos de trabajo que el incremento en el uso de otras plataformas de comunicación como las UCaaS (del que forman parte MS Teams, Webex, Zoom o Google Meets) o de las llamadas móviles fue del 41% y del 57%, respectivamente.
Aprende más sobre: La grabación de llamadas en MS Teams
La importancia de las plataformas de comunicaciones unificadas (UCaaS) para el cumplimiento
Las plataformas de Comunicaciones Unificadas como servicio (UCaaS) son herramientas de colaboración efectiva, y están transformando la forma en la que millones de personas trabajan todos los días. Es por esto que las empresas, en su afán por reducir costes y aumentar la productividad están incorporando plataformas de Comunicaciones Unificadas, como Ms Teams o Cisco Webex.
Beneficios de las UCaaS:
- Instalación inmediata
- Escalabilidad
- Asequibilidad
- Fácil manejo
Como en cualquier otra llamada que necesite grabación, las empresas deben tener presente que las llamadas realizadas a través de UCaaS también han de grabarse y almacenarse siempre y cuando se use esta plataforma como medio para conectar con clientes, obtener sus datos y consentimientos y prestarles servicios.
Aunque es innegable que la adopción de las comunicaciones unificadas ha supuesto un beneficio para las empresas a la hora de mejorar su eficiencia, hay sectores altamente regulados, como el financiero, que se enfrentan al desafío de garantizar el cumplimiento con su uso.
Con la revisión y publicación de la directiva MiFID II, han aumentado las exigencias en cuanto a la grabación y almacenamiento de interacciones. De esta manera, se requiere grabar y almacenar de forma segura todas aquellas conversaciones que finalicen o puedan finalizar con el cierre de una operación.
Por esta razón, surgen nuevas complejidades en cuanto al registro de interacciones, pudiendo perder la noción de cuándo se debe estar grabando.
Para este tipo de empresas, reguladas por la FCA y MiFID II, la grabación de UCaaS para el cumplimiento es absolutamente crítico. Deben contar con soluciones completas de grabación que garanticen la captura y almacenamiento integro de todas sus comunicaciones -audio, vídeo, intercambio de archivos y chat- para asegurarse de que cumplen la normativa.
Los beneficios de la grabación de MS Teams
La grabación de las llamadas de MS Teams es una manera efectiva de cumplir con estas normativas. Al registrar todas las conversaciones que se llevan a cabo en la plataforma, las empresas pueden asegurarse de cumplir con los requisitos legales y regulatorios. Además, la grabación de las llamadas también puede ayudar a las empresas a resolver disputas o litigios legales que puedan surgir en el futuro.
Pero la grabación de MS Teams no solo ofrece beneficios para el cumplimiento. Algunas de las razones más importantes por las que las empresas deben grabar las llamadas de MS Teams son:
- Cumplimiento legal y regulatorio: Las empresas que operan en sectores regulados están obligadas a cumplir con ciertas normativas que exigen la grabación de las llamadas de voz. Al grabar estas llamadas, las empresas pueden asegurarse de cumplir con los requisitos legales y regulatorios y evitar posibles sanciones o multas.
- Resolución de disputas: La grabación de las llamadas de MS Teams puede ser útil en la resolución de disputas o litigios legales que puedan surgir en el futuro. Al tener una grabación de la conversación, las empresas pueden demostrar lo que se discutió y evitar malentendidos o acusaciones falsas.
- Mejora de la calidad del servicio: Al grabar las llamadas de MS Teams, las empresas pueden analizarlas para identificar áreas de mejora en el servicio al cliente o en la comunicación interna. Esto puede ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y a proporcionar un mejor servicio a sus clientes.
- Protección contra el fraude: La grabación de las llamadas de MS Teams también puede ayudar a las empresas a detectar y prevenir el fraude. Si se sospecha de una actividad fraudulenta, las empresas pueden revisar las grabaciones para identificar cualquier actividad sospechosa.
La grabación de las llamadas de MS Teams es importante para cumplir con las normativas y para proteger a las empresas en caso de disputas legales o de posibles sanciones. Si tu empresa opera en un sector regulado o simplemente desea protegerse contra posibles riesgos legales, considera la grabación de las llamadas de MS Teams como una solución efectiva y necesaria.
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